Päringuvorm on tühi
Eesti suurimal ehituspuitu müüval kaupluseketil Puumarket täitub tänavu juba 28. tegevusaasta, mille jooksul on ettevõte palju kasvanud ja arenenud. Ning tempo, millega selles firmas muudatusi ette võetakse, et paista kuidagi raugevat. Seda kinnitab ka ettevõtte üleminek täiesti uuele majandustarkvarale Dynamics 365 Business Central 2019. aasta kevadel.
Viimaste aastate suuremate muudatustena toovad Puumarketi tegevjuht Toomas Tauk ja juhatuse esimees Toomas Pärtel välja kesklao kaotamise Jüris, osakondade müügi- ja laopindala olulise laiendamise ning uuele tarkvarasüsteemile üleminekuga alustamise.
„Meie müügid on kõigis kauplustes nii Tallinnas, Tartus, Pärnus kui ka Rakveres kasvanud nii palju, et suudame kaupade laovaru hoida osakondades ning tarnida kaubad sinna keskladu läbimata. Edasi-tagasi transport meie kesklao ja kaupluste vahel ei tasunud enam ära ning ka ajaliselt ja rahaliselt on mõttekam hoida kaubavaru kohapeal,” ütleb Pärtel.
Viimane suurim muudatus puudutas Tallinnas Mustamäel Forelli ja Laki tänava nurgal asuvat kauplust, mille pind 2018. aastal kasvas 2/3 võrra. Tänu sellele suudetakse pakkuda klientidele Mustamäel kiiremat teenindust ja oluliselt suuremat kaubavalikut. Muide, Mustamäele ehitas Puumarket esimesena Eestis keskkonnasõbralikust ning vastupidavast ristkihtpuidust ehk CLT-st kaupluse- ja kontorihoone, mis oli ka 2018. aasta puitehitise auhinna nominent.
Puumarketi juhtide sõnul eelistab klient materjali valikul pigem kvaliteeti. Puitmaterjalide osas liigub trend samuti just kuiva materjali ning juba tööstuslikult viimistletud ja värvitud materjalide suunas. Puitu ostab ettevõte nii naaberriikidest kui ka Eesti suurematelt puidutootjatelt. Kaubavalikusse on aastate jooksul lisandunud ka palju uusi üldehituse materjale, mille müük moodustab juba ligi poole ettevõtte käibest. Puumarket on heaks partneriks paljudele suurematele ja väiksematele ehitusettevõtetele.
Uue tarkvara kasuks rääkis soov muutuda efektiivsemaks ning kaasajastada inimeste tööd
Aastate jooksul on Puumarket kasutanud paljusid erinevaid programme nii personali ja lao kui ka müügi ning finantside juhtimiseks, samuti ärianalüütika jaoks.
Ühisele platvormile on Puumarket mõelnud aastaid. Tauk nendib, et äkitselt jõudis kätte õige hetk, kus eelarves tundus samuti sellise suure investeeringu jaoks ressursse olevat. „Saime aru, et nüüd on aeg investeerida ühtsesse äritarkvarasse, mis juhiks kõiki protsesse, mida oleks lihtne kasutada ja jälgida ning tänu millele oleks igal töötajal kergem otsuseid teha. Tahtes kasvada kasumlikult ja turust kiiremini, on üheks oluliseks hoovaks ettevõttes kasutatavad süsteemid. Eks selliste investeeringutega on ikka nii, et kui kohe ära ei otsusta, leiab veel mitu kohta, kuhu raha panna.”
Ta lisab, et ootus uue programmi ja selle võimaluste suhtes on terves ettevõttes väga kõrge: Excelist reaalajas ostu- ja müügianalüütikani jõudmine peaks otsuste tegemisel ja tegevuse planeerimisel palju edasi aitama ning samuti muutma mugavamaks ja selgemaks klienditeenindajate töö.
Äge on teistelt õppida!
Pidades nõu paljude asjaosalistega, otsustati NAV-i, uue nimega Dynamics 365 Business Central kasuks. „Kaalusime erinevate variantide vahel, alates seniste süsteemide edasiarendamisest kuni uute juurutamiseni ning kuulasime teiste kogemusi. Kui selgus, et mitmed meie suuremad tarnijad on läinud üle NAV-ile, küsisime nende tagasisidet. See oli positiivne,” räägib Pärtel.
Tauk lisab, et kaalukausi pööras NAV-i poole ka asjaolu, et NAV, Office ja PowerBI kuuluvad ühte ökosüsteemi. Tuleb ju mõelda sellele, et inimeste töökohad ei sõltu enam arvutikastist ning Microsoft on näinud palju vaeva, et tooted ja teenused oleksid mugavalt nutiseadmete kaudu juhitavad. Teiste kasutajate kogemustele tuginedes otsustati teenuse pakkujate vahel kaaludes BCS Itera kasuks.
Täna Puumarket veel NAV-i ei kasuta, käsil on juurutusperiood. Et ettevõtte äriprotsesse täpselt mõista ja NAV-i maksimaalsel efektiivsusel tööle panna, alustas BCS Itera organisatsiooni diagnostikast. Meeste sõnul oli see väga põnev: vaadati üle, millega Puumarketis seni on töötatud, millised on igapäevased protsessid ning kuidas oleks võimalik neid NAV-i abil paremini juhtida. Seejärel istusid ettevõtte iga valdkonna töötajad koos IT-firma esindajaga mitme kuu vältel toimunud töötubades, arutades, kuidas on praegu ja kuidas peaks olema tulevikus; millised protsessid on ärikriitilised ning mis ei vaja kohest tegutsemist; millisel juhul saab kasutada baasprogrammi ja millal on vajadus nii-öelda rätsepatöö järele.
Soovitajate näpunäidetest juhindudes kaasati protsessi kolmanda firmana peakasutaja, kes tõlgib IT-arendajate ja tarkvarakasutajate omavahelist vestlust. „Peakasutaja kaudu on meile oma kogemusi jaganud näiteks Lincona ja Ehituse ABC. Väga äge on teistelt õppida ning loodame, et arendaja suudab tänu oma suurtele kogemustele pöörata meie puhul tähelepanu nüanssidele, mille peale me ise äkki ei tuleks!”
Andmebaaside korrastamine on ootamatult mahukas töö
Puumarketi uue süsteemi live’i minek toimub 1. mai 2019. „Oli asju, millega me ei osanud arvestada – praegu töötame näiteks andmebaaside korrastamisega, et uute protsesside rakendamine ja andmete üleviimine võimalikult sujuvalt kulgeksid. Lisaks on iga muutus inimeste jaoks raske, eriti kui ettevõte on aastakümneid ühtmoodi toimetanud. Töötajad peavad leidma aega ja tahtmist proovida uut programmi, mõtlema kaasa, õppima ümber ning saama põhjendusi, miks seda kõike vaja on. Mida rohkem eeltööd teeme, seda väiksem on frustratsioon, et uue tarkvara nupud on teises kohas ja väljanägemine uutmoodi,” selgitavad Tauk ja Pärtel.
Puumarketi jaoks on tegemist suure investeeringuga tulevikku. Juhtkonnale on oluline, millises järjekorras investeeringuid teha: kas investeerida tarkvaralahendusse või majade ehitamisse? Mõlemad on kulud ja peaksid tulevikus andma maksimaalset efektiivsust!
Programmivahetus annab hea võimaluse äriprotsesside muutmiseks, näiteks muutma kauba väljastamise nii kliendile kui ka töötajale lihtsamaks ja kiiremaks. Praegu on lihtsam sisse viia uuendusi, mida senine programm ei võimaldanud. Nii saab tulevikus palju asju teha tõhusamalt, vähendada topeltliigutusi. Kindlasti aga ei tähenda see inimeste arvu vähendamist – head töötajad on ettevõtte kõige väärtuslikum vara.
„Samas on NAV suurepärane võimalus meie ostulogistikat parandada ja tarneahelat paremini juhtida. Meie kliendi ehk ehitajate jaoks on oluline, et kaup oleks õigel ajal õiges kohas. Meie asi on panna asjad õigesti toimima. Tahame olla valmis ootamatusteks ning vajadusel ka raskemateks aegadeks. Tänapäeva ettevõte peab olema igaks olukorraks valmis,” sõnab Tauk.
Puumarketi IT lahendus
Ettevõte läheb üle uuele tervik majandustarkvarale Dynamics 365 Business Central ja Bi4Dynamics ning PowerBI ärianalüüsi lahendusele, mille on juurutanud BCS Itera. Terviklahendusega hallatakse kogu tarneahelat – ladu, ostu- ja müügiprotsessi ning loomulikult finantsjuhtimist. Suuremateks erilahendusteks on veebipõhise tellimuskeskkonna integratsioon, ostude ja varude planeerimine, valdkonna spetsiifiline krediidisüsteem.
Allikas: Business Central
